¿Que nos proporciona las Nuevas Formas de Trabajar?

  • Eduardo Núñez
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¿Qué nos proporciona las NFT?

Ha llegado el momento de hacernos, seriamente, la pregunta de lo que nos aporta las Nuevas Formas de Trabajar. Tal y cómo he expuesto en algunos artículos anteriores, la transición de las formas tradicionales de trabajar a las Nuevas Formas de Trabajar (NFT) no es nada sencillo. La transición es un cambio complejo, integral y que transcurrirá varios años para una buena planificación e implantación. Por ello, las empresas que inician este proceso deben conocer en detalle y de forma incuestionable cuales van a ser los resultados a obtener y cuanto de importante van a ser para ello. Por lo tanto: ¿Qué nos proporciona las NFT?

Este proceso se inicia determinando qué resultado se considera buen para la empresa. Dependiendo del modelo organizativo existencial de la empresa (neoliberalismo o capitalismo humanista *1) se detectan diferentes expectativas de los resultados finales de una implantación de las Nuevas Formas de Trabajar.

*1 Los modelos neoliberalismo y el capitalismo humanista son nomenclaturas que se utilizan para sistemas de ordenación social o como modelos organizativos de empresas. El modelo neoliberalismo ofrece todo los espacios a los poderes del mercado libre. El modelo de capitalismo humanistas hereda su nombre del capitalismo con una apariencia más humana tal y como fue propagado como tal, inicialmente por el partido alemán SPD.

¿Qué es un buen resultado?

Empecemos con el modelo organizativo tipo neoliberalismo en su contexto más puro. En estos modelos las expectativas de las Nuevas Formas de Trabajar (NFT) son muy sencillas: más beneficios empresariales. Para las empresas de las variantes más extremas de este modelo, es muy sencillo evaluar, de forma binaria, si los resultados han sido positivos o no. Es cómo una formula que se puede medir sin complicaciones; si la empresa X, en el periodo T, ha llegado a incrementar el beneficio hasta el nivel Y, la implantación de las NFT ha sido un éxito.

Para las empresas con un modelo de capitalismo humanista, esto es más complicado. Llegar a obtener mayores beneficios (o para entidades no comerciales, llegar a alcanzar los objetivos) mediante la entrega de productos o la prestación de servicios es para este tipo de empresa solo unos de los resultados requeridos. Un cliente satisfecho, así como un estudiante, paciente o ciudadano (dependiendo de la entidad) es también un resultado en sí mismo. Igual que un empleado más satisfecho, porque el modelo del capitalismo humanista concede gran importancia a la utilidad de trabajar juntos con el fin de lograr algo entre todos. También la reputación e imagen reforzada de la empresa como proveedor o como empleador es un resultado importante. Al fin y al cabo, para el modelo del capitalismo humanista la sostenibilidad, en el sentido de las tres P (Planet, People, Profit), es también un resultado importante. Por lo tanto. para este modelo de capitalismo humanista los proyectos de implantación de las NFT solo son exitoso cuando se han cumplido algunos de estos resultados especificados; sin necesidad de tener que alcanzar todos. El proyecto de implantación, puede ser considerado un éxito si se aumenta las satisfacción de los empleados y clientes y se pierde algo de beneficio.

Para el modelo organizativo tipo neoliberalismo, esto es impensable. En estos modelos, la satisfacción de los empleados y clientes, así como una mejor reputación solo es importante si son los causantes de mayores beneficios. El único interés de las empresas que subsisten bajo el modelo tipo neoliberalismo, es un beneficio sostenible.

En resumen, antes de poder determinar si los proyectos de NFT son exitosos, se debe establecer y especificar los resultados que nos llevan a ese escenario de éxito. Nos debemos preguntar : ¿A que modelo existencial organizativo pertenece la empresa? Un resultado objetivo puede ser un éxito en una empresa y un fracaso en otra. En la práctica, la mayoría de las empresas tienen modelos organizativos mixtos en donde encontraremos elementos del modelo tipo neoliberalismo y elementos del modelo del capitalismo humanista.

Vamos a resumir los resultados de forma individual de las implantación de conceptos de las Nuevas Formas de Trabajar:

  • Mejor rendimiento (productividad, beneficios)
  • Menos costes
  • Satisfacción
  • Imagen corporativa
  • Sostenibilidad

Más rendimientos

Peter Drucker lanzó, a sus 89 años, en la noche previa al siglo 21, a los futuros expertos del management el siguiente mensaje:

“El mayor mérito del management del siglo 20 fue la mejora de la productividad del trabajador de las fábricas por 50. El gran reto del management del siglo 21 es aumentar la productividad de los trabajadores del conocimiento por el mismo factor (Drucker, 2000)

Es un objetivo que hoy por hoy no es tan evidente como parece a primera vista. En una economía industrial la medición de la productividad es relativamente fácil: divide el numero total de unidades producidas por el total de las horas de trabajo de su producción. Si produce más unidades en la misma cantidad de horas, consigue un incremento de la productividad. Hoy vivimos en una economía post-industrial en donde el tejido industria solo aporta una pequeña parte a la prosperidad económica y que dependemos mucho más de los sectores de servicios que se destacan por su intensidad del trabajo del conocimiento.

Sector Número de Empresas % sobre el total
Resto de Servicios 1.278.401 40,98%
Comercio 758.483 24,32%
Construcción 408.089 13,08%
Hostelería 276.674 8,87%
Industria 200.835 6,44%
Transporte/Almacenamiento 196.828 6,31%

Fuente: Directorio Central de Empresas (DIRCE) a 1 de enero 2014

Esto genera otro tipo de cuestiones y dudas relativas a la productividad. Cómo, por ejemplo, se puede medir la productividad de:

  • un desarrollo de un nuevo producto financiero;
  • concebir una nueva estrategia de marketing;
  • desarrollar un catalogo de servicios interno;
  • una reunión con un cliente;
  • pasar un rato con un cliente tomando un café.

Todo esto es difícil de medir. Igual que la labor de un agente de policía que es enviado a una disputa entre dos vecinos no es sencillo medir su productividad. ¿Se trata del tiempo que ha necesitado para resolver la disputa? O ¿Se trata de resolver la incidencia mediante participar más en acciones sociales y culturales en los barios como asesor o informando a la ciudadanía?

En resumen, no podemos medir fácilmente la productividad de una organización en esta era de economía post-industrial. El Institute for Innovation and Productivity (IIIP; www-iii-p.org) se creó justo para resolver esta cuestión compleja de la productividad de las empresas de la economía post-industrial. Aun no lo tienen resuelto, aunque han avanzado mucho en la obtención de datos y conocimiento relativo a esta problemática. Es un problema poder establecer una relación directa entre el trabajador del conocimiento y el uso de los medios que utiliza. La efectividad en la innovación parece ser unos de los motores de una continua mejora de la productividad. Este Instituto está inmenso en intentar medir la efectividad de los trabajadores del conocimiento y medir los resultados de sus actividades y tareas. Difícil.

Un método relativamente simple para medir objetivamente la efectividad del trabajador del conocimiento es propuesta por McKinsey’s Lowell Bryan y es el ratio del beneficio por empleado (Bryan 2007). Según Bryan el gran motor de la productividad de las empresas reside hoy en día en el conocimiento, habilidades, creatividad, colaboraciones sociales, reputación, etc. Con otras palabras, aquellos aspectos que tenemos en las cabezas de las personas talentosas y que son empleadas en actividades tales como investigación, desarrollo de productos, desarrollo de estrategias y marketing, etc. son actividades que proporcionan particularidades intangibles tales como patentes, marcas, servicios, campañas de marketing, programas y aplicaciones informáticas. Son estas actividades intangibles las que mueven las facturaciones y los beneficios. La productividad debe ser resultante de estas actividades. Bryan investigo y concluyo que el “Retorno del Capital Intelectual” (las personas) aporta un mejor resultado al beneficios y valor del mercado que las medidas tradicionales basados en el “Retorno del Capital Invertido”. Esta investigación se basa en 30 empresas importantes y sus subidas en el valor del mercado en un periodo de 10 años entre el 1995 y el 2005. En ese periodo el ratio del “Retorno del Capital Invertido” subió del 17 al 23 por cien, pero el beneficio y el valor del mercado se había multiplicado por 5. El incremento, según Bryan, solo es explicable por las particularidades intangibles, los empleados con talento y sus resultados. En efecto, en ese periodo el beneficio por empleado se había duplicado.

Este beneficio por empleado es un instrumento objetivo excelente. Para el modelo neoliberal es el único instrumento que necesitas para medir si la implantación de las Nuevas Formas de Trabajar es un éxito. Para los modelos más cercano al Capitalismo Humanista es un instrumento útil en empresas con orientaciones puramente comerciales. Para organizaciones de prestación de servicios no comerciales como el sector público, la sanidad y otras entidades sin interés en obtener beneficios monetarios, este instrumento no sirve absolutamente para nada. Posiblemente, no encontraremos instrumentos uniformes que nos permitan medir de forma objetiva, si los resultados obtenidos, en este tipo de entidades, se han incrementado o no. Cada entidad deberá crear su propia reglas y métodos de mediciones para determinar el resultado. Con ello, se desvanece también la objetividad.

Ahorro de costes

El ahorro de costes se puede determinar de forma objetiva en cualquier tipo de organización. Cada euro que se ahorre va directamente a los resultados (bottom line) de la empresa. En las implantaciones de las NFT sí se pueden crear importantes expectativas en diferentes áreas de las empresas.

En primer lugar es posible ahorrar un 30 o un 40% en los costes de la oficina, costes propiedad y de uso (Property & Occupation costs), mediante la transformación de las oficinas clásicas a oficinas con puestos de trabajos flexibles basados en el tipo de actividades a realizar. Esto implica también el 30 o 40% en menos espacio para refrigerar en verano o calentar en invierno. Igual que con la iluminación en verano e invierno. Ambos proporcionan ahorros importantes.

Gracias a los sistemas avanzados de las TIC, los empleados en entornos de las NFT, pueden trabajar siempre y en cualquier lugar. Y, principalmente, desde casa. Trabajar desde casa proporciona un recorte en los metros cuadrados requeridos en las oficina y en menos costes de viajes casa-trabajo-casa. Trabajar en casa de forma organizado, es decir uno o varios días completos sin ir a las oficina, solo ocurre un 6% de los casos. Según los expertos, estos números, fácilmente, se deben poder duplicar o triplicar.

Las TIC son responsables de los ahorros no solo de los viajes casa-trabajo-casa pero también en los viajes de trabajo-trabajo, igual que en costes de telefonía.

Otro apartado que consigue importantes ahorros y que muchas veces es olvidado son los costes de los traslados internos. Es decir, empleados a quienes les asignan nuevas funciones y con ello otro puesto de trabajo, departamentos que son unificados o separados por razones organizativas, nuevos departamentos o áreas que son creados, etc. Los ratios medios del “churn” (cambios de puestos de empleados) en empresas está alrededor de uno por empleado. Esto, en entornos de trabajo clásicos con puestos de trabajo asignado con las correspondiente dispositivos de la TIC fijas en el puesto, hacen que los traslados internos sea un coste importante, provoca pérdidas de tiempo y si hay retrasos puede llegar a ser frustrante y muy improductivo. En cambio, en entornos de trabajo abiertos con puestos flexibles y no asignados, así como las instalaciones de los TIC capaces de proveer una movilidad prácticamente ilimitada, hace que los cambios sean continuos y sin coste alguno. Los benchmark que existen sobre los costes de los traslados internos ronda los 500€ por traslados; con un ratio de “churn” cerca al 1, hace que multiplicando el numero de empleados por los 500€ obtenga el coste de traslados que se pueden llegar a ahorrar anualmente.

También es cierto que, frente a los ahorros de costes estructurales como consecuencia de las nuevas formas de trabajar y el correspondiente espacio de trabajo y la tecnología aplicada, hay que invertir en instalaciones de las TIC más avanzadas en el correspondiente soporte de estas a los empleados y departamentos; oficinas con horarios de apertura más amplios, el helpdesk disponible 24 horas al día, control de acceso ampliados, etc. Los ahorros existen pero hay que situarlos en la perspectiva justa.

Los ahorros se pueden alcanzar pero existe un riesgo importante. En concreto, que la alta dirección considere los proyectos de conceptos de las NFT cómo una serie de medidas de ahorro. Algo de esperar cuando se está subsistiendo en una época de crisis importante. No obstante, establecer el ahorro de costes en proyectos de las NFT como un objetivo primario puede ser un error que se puede volver en contra la dirección. El enfoque justo de las NFT es que los empleados sean el punto crucial de la empresa y que sean facilitados con los medios adecuados con el fin de poder ser más eficientes y efectivos. Y con ello, tampoco es el primer objetivo promover el teletrabajo. Los más importante es depositar en la organización la confianza, respecto, libertad y responsabilidad. En el momento, que los empleados detecten que la implantación de las NFT sea una medida para recortar los costes, todo el proyecto se puede volver en contra la propia empresa. El empleado va dejar de sentir que hayan depositado en el la confianza y respecto y le hacen entender que la dirección no cuenta la verdad ya que el objetivo principal es el ahorro de costes.

Satisfacción

La implantación de conceptos de las NFT conduce a una mayor satisfacción en los empleados y en los clientes. Empleados que dispongan de más espacio y libertad para organizar su propio trabajo, son más satisfechos. Y como consecuencia de una mayor satisfacción, aumenta también la atención a los clientes que a su vez logran también estar más satisfechos. Esto parece lógico y lo es ya que se puede mostrar con datos reales. En la empresa de seguros holandesa Interpolis, en casi 15 años, el ratio de satisfacción de los clientes ha saltado del 6,1 en el 1996 al 8,4 en el 2009. En la sede de Microsoft, también en Holanda, la satisfacción en el equilibrio entre la vida profesional y privada también ha saltado del 5,5 en el 2005 al 8,3 en el 2009. Estos son evaluaciones espectaculares.

El hecho de tener a los empleados más satisfecho no es solo un objetivo en si mismo, en organización cercanas al capitalismo humanista, pero favorece la obtención de beneficios de forma indirecta. Las expectativas son que con más empleados satisfecho más productividad se consigue en las empresas. Esta manifestación es relativamente obvia pero al mismo tiempo es difícil de mostrar. Lo que sí es fácil de mostrar son los efectos de ahorros que se logran mediante empleados más satisfecho. Las bajas por enfermedad son medibles y con ello la contratación de personal temporal para la sustitución o similares. Esto lo sabia muy bien hace más de un siglo, Henry Ford.

1 dólar al día

La prensa en su día estaban de acuerdo en una cosa: Henry Ford había perdido su cabeza. Acababa de duplicar el salario de los trabajadores en las líneas de montaje por la cantidad insólita de 1 dólar al día.¿Qué es lo que estaba pasando? ¿Una locura de generosidad? Nada de eso. Henry Ford había, conjuntamente con sus ingenieros industriales diseñado un proceso de producción muy sofisticado. Los empleados realizaban una serie de actuaciones muy simples en las líneas de montajes; las mismas actuaciones miles de veces al día. La formación para poder realizar las actuaciones eran relativamente fácil y los empleados se hacían con ella en un tiempo muy aceptable. Lo que costaba más era realizar las actuaciones consecuentemente bien durante toda la jornada. El trabajo era tremendamente aburrido y monótono resultando en bajas voluntarias de muchos trabajadores al cabo de pocos días de entrar en la empresa. El salario era prácticamente el mismo que en otros trabajos más interesantes. Por lo que a la más mínima oportunidad, los trabajadores se cambiaban de empresa. Este alto ratio de rotación provocaba un gasto muy alto en selección y formación de personal nuevo, y era continuo. En el momento que Henry Ford duplico el salario, el problema desapareció al instante. Había, incluso largas colas fuera para solicitar un puesto en la fabrica de Ford y los trabajadores ya en nómina hacían todo lo que estaba en su poder para hacer bien el trabajo para no ser destituido y con ello perder la magnifico remuneración. Al cabo del tiempo, Henry Ford llamo esta acción de duplicar el salario el proyecto de ahorro más rentable que había conseguido jamás.

Reputación

Con más empleados, clientes y socios satisfechos se aumentaba igualmente la imagen de la organización. Una mejor imagen y reputación de la empresa no solo era un buen resultado en si, pero también tenia un efecto positivo en el mercado laboral. Automáticamente, se convierte en una empresa atractiva para los nuevos talentos de las nuevas generaciones gracias a los objetivos de las implantaciones de conceptos de las Nuevas Formas de Trabajar.

Desde otra perspectiva, una mejor imagen es muy interesante para empresas con modelos organizativos neoliberales. El CEO de Interpolis (aseguradora de los Países Bajos) en una entrevista manifestó que el interés de las Nuevas Formas de Trabajar por parte de Interpolis era equivalente a un presupuesto de marketing de 1,5 millones de euros.

Sostenibilidad

Las Nuevas Formas de Trabajar (NFT) está muy unida al interés, de cada vez más empresas, en una actuación socialmente más sostenible y centrándose más en las 3 P (Planet, People, Profit). Que los conceptos de las NFT tengan un efecto sostenible sobre las personas y el beneficio queda claro. ¿Pero con la tercera P, el Planeta?

Se puede discutir si el “pensamiento verde” realmente forma parte de los conceptos de las NFT. Las NFT primordialmente se centran en que las personas sean más eficientes, efectivas y trabajen con más sentido y con más satisfacción. Pero es un hecho que las empresas están relacionando las NFT y la sostenibilidad del planeta. Vamos a aclarar este tema mediante dos preguntas y sus correspondientes respuestas.

  • ¿Qué aporta de forma automática las NFT a la sostenibilidad?
  • ¿Cómo nos podemos centrar en proyectos de NFT para conseguir más sostenibilidad?

La sostenibilidad se puede ver como un resultado más en las implantaciones de los conceptos de las NFT. Pero también se pueden traducir en los apartados de ahorro que ya he comentado: ahorro de costes, satisfacción, reputación,…. Cuando la sociedad aprecie realmente las empresas sostenibles, una mayor reputación en este terreno va a conducir a más facturación y con ello más beneficios.

Si entendemos la sostenibilidad como una forma par conseguir una inferior huella del CO2, entonces las implantaciones de las NFT aporta automáticamente a este fin. Por un lado por el ahorro en consumo energético para refrigerar o calentar e iluminar el inmueble y por otro lado la reducción de los viajes resultando en menos trafico. Estos puntos ya se ha comentado en el apartado de los ahorros, pero hay que mencionarlos también desde esta perspectiva.

120 toneladas menos de emisiones de CO2

Una noticia de prensa de HP (9 de junio del 2009). La puesta en marcha del trabajo flexible por la sede holandesa de HP ha resultado que los empleados utilicen menos los coches de empresas que estaban adquiridos mediante leasing. Los cálculos de la empresa mostraba que en los primero cuatro meses, desde la implantación del trabajo flexible, se había conseguido una disminución de 120 toneladas en emisiones de CO2. La empresa esperaba aun más reducir el uso de los coches. Todos los conductores, de los coches de leasing de la empresa HP en Holanda, habían recorrido en los primeros cuatro meses 700.000 km menos. Hans Daniels, director de la filial holandesa de HP, comentaba: “Con las tecnologías actuales ya no es necesario una presencia física en las oficinas”.

Aparte de la reducción de emisiones de CO2 existe un gran ahorro de costes. Hans Daniels comentaba: “Anualmente, ahorramos cientos de miles de euros en costes de combustibles y otros variables relacionado con los coches en leasing. Además, ponemos nuestro granito de arena para reducir el tráfico en las carreteras y ayudamos a nuestros empleados a ser mas eficientes y efectivos desde otras ubicaciones ajenas a la oficina”.

Obviamente, la reducción de las emisiones de CO” gracias a dejar de refrigerar, calentar e iluminar las oficinas se debe matizar. Ya que si el empleado no trabaja en la oficina, está trabajando en otra o en casa que también debe ser refrigerado, calentado e iluminado. Igualmente, hay empleados que viajan más y otros menos y por ello su aportación a la reducción de CO2 es diferente para cada uno.

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