Home / Productividad / Los aspectos imprescindibles para poder implantar las nuevas formas de trabajar

  • Eduardo Núñez
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El interés en el mercado en las nuevas formas de trabajar está creciendo. Desde el área de Facilities Management podemos aportar mucho en este proceso. Sin embargo, para implantar las nuevas formas de trabajar no basta con crear una buena distribución que suele ser desarrollada e implantada por empresas de Facilities Management tras la aplicación de una metodología profunda y análisis en las formas de trabajar actuales de la empresa. Es mucho más complejo y se tiene que tener en cuenta otros aspectos que son igual o más importantes que los espacios de trabajo. En este artículo espero poder transmitir algunos otros aspectos a tener en cuenta.

En primer lugar, hay que destacar que unos de los objetivos primordiales, cuando se desea implantar nuevas formas de trabajar, es mejorar la productividad del entorno de trabajo. Las investigaciones internacionales han detectado 7 conductores que pueden mejorar la productividad en las empresas. Estos son:

  1. Creación de Liderazgo y Capacidad de Management
  2. Creación de Culturas de productividad en el puesto de trabajo
  3. Promover la innovación y el uso de las tecnologías
  4. Invertir en Personas y habilidades
  5. Organizar el trabajo
  6. Networking y Colaboración
  7. Medir lo importante

1.- Creación de liderazgo y capacidad de management
El liderazgo efectivo tiene que ver con transmitir a todos una visión evidente de hacía donde se dirige una empresa. Tiene que ver con la identificación de nuevas oportunidades e inspirar a las personas y los equipos a perseguir estas oportunidades. Las claves a considerar en el liderazgo en las empresas son:

  • El liderazgo debe desarrollarse en todos los niveles de una organización, no sólo entre los ejecutivos;
  • Predicar con el ejemplo es un factor esencial en la creación de un lugar de trabajo más productivo;
  • El liderazgo efectivo significa ser capaz de adaptarse al cambio y motivar a la gente;
  • Liderazgo significa asegurar que el personal disponga de las habilidades y recursos para mejorar su rendimiento y poder seguir aprendiendo.

Los indicadores a medir en este tema pueden ser:
Estos puntos son algunos que se podrían medir y hacer un seguimiento para evaluar la creación de liderazgo y capacidad de management:

  • el porcentaje de su masa salarial dedicado a la formación del liderazgo y management;
  • el porcentaje de vacantes ocupados por nombramientos internos;
  • indicadores claves de las encuestas (tipo feed-back) a los empleados.

2.- Creación de Culturas de productividad en el puesto de trabajo
Una relación positiva entre los empleados, equipos y ejecutivos es una característica primordial en entornos de trabajo productivos. El efecto de entornos productivos hace que los empleados estén más motivados y que se sientan valorados. Igualmente, ayuda a que los empleados se comprometan más con su empresa y anima a dar es pasito más en el trabajo.

Una cultura de trabajo productivo es también una que valora y comparte ideas y experiencias de las personas. Estas ideas pueden ayudar a la empresa a hacer las cosas de una forma más inteligente y hacer que su organización sea más innovadora y productiva con el tiempo.

Los indicadores a medir en este tema pueden ser:

  • la tasa de rotación en la empresa;
  • la tasa de bajas laborales;
  • la perdida de tiempos debido a lesiones y enfermedades de empleados;
  • un feedback de los empleados.

3.- Promover la innovación y el uso de las tecnologías
La innovación es clave para aumentar la productividad en los entornos de trabajo. Los entornos innovadores y productivos destacan por:

  • Animar a todo el personal a pensar en maneras de crear nuevos productos y mejorar los servicios existentes;
  • Mantenerse al día con el desarrollo e utilización de nuevas tecnologías;
  • Planificar y organizarse bien;
  • Emplear y valorar las personas con buenas habilidades e ideas.

La creación de nuevos productos o servicios o simplemente hacer las cosas mejores son formas vitales para el crecimiento de un negocio. Pueden ser innovaciones a pequeña escala o puede ser la implantación completa de una nueva tecnología, producto y/o servicio. La capacidad de la empresa para innovar dependerá de una serie de factores: las habilidades de sus empleados, la cultura de trabajo, la organización del trabajo y una visión compartida de a donde se dirige la empresa.

Los indicadores a medir en este tema pueden ser:

  • el tasa de inversión en I+D;
  • La tasa de bajas laborales;
  • El tiempo por parte de los empleados dedicado a investigar/ buscar en internet;
  • El tiempo del personal dedicado a la formación en nuevas tecnologías.

4.- Invertir en personas y sus habilidades
Cuanto más habilidades tenga el personal de las empresas, más opciones existen de ser más innovadores. Cuanto más habilidades en la empresa, más oportunidades de contribuir en las mejoras y aumento de productividad.

Los empleados con mejores habilidades:

  • Están más capacitados con las nuevas tecnologías;
  • Trabajan de forma más rápida y cometen menos errores;
  • Requieren menos supervisión y aceptan más responsabilidades;
  • Son mejores comunicadores.

El compromiso de una empresa con la formación de sus empleados es importante con el fin de mejorar las habilidades y la creación de una plantilla bien preparada. Una formación efectiva conduce a mayores habilidades y remuneraciones y a inferiores ratios de rotación.

Los indicadores a medir en este tema pueden ser:

  • El porcentaje de las remuneraciones dedicado a la formación;
  • El número de horas/días de formación por empleado al año;
  • El porcentaje de empleados con un plan de carrera actualizado y al día.

5.- Organizar el trabajo
Una entidad bien organizada saca lo mejor de su plantilla y tecnología. Valora la contribución de cada uno de sus empleados y comparte información e ideas.

Los entornos de trabajo productivos disponen de estructura y procesos con el fin de hacer posible la adaptación y el crecimiento cuando hay cambios en los productos, tecnologías y mercados.

Los indicadores a medir en este tema pueden ser:

  • El coste de productos/servicios defectuosos, rechazados o que se han tenido que volver a realizar;
  • El coste de inspecciones o en pruebas de calidad;
  • El tiempo dedicado a quejas y reclamaciones de clientes;
  • El tiempo de paradas productivas.

6.- Networking y colaboraciones
Es posible mejorar la productividad en los entornos de trabajo mediante el intercambio de información e ideas con otros sectores de su negocio.

El networking y colaboración:

  • reduce el coste de “hacer negocios”;
  • provee acceso a nuevas ideas y tecnologías:
  • crea nuevas oportunidades en las empresas.

Los indicadores a medir en este tema pueden ser:

  • La calidad de las relaciones con proveedores y negocios relacionados;
  • La calidad de las relaciones internas entre equipos/departamento.

7.- Medir lo importante
Esto es realmente importante para evaluar el valor de cualquier inversión que la organización hace en la mejora de su productividad en el trabajo.

Hacer un seguimiento de esto ayudará a la organización a descubrir los parámetros que determinan la mayor diferencia. Por ejemplo:

  • ¿Cuánto es la diferencia en una nueva forma de iniciativa de formación?
  • ¿Cuál es el impacto de un nuevo producto o servicio?
  • ¿La nueva tecnología ha traído nuevas eficiencias?
  • ¿Cuál es la tasa de retención de personal?

 Los indicadores a medir en este tema pueden ser:
He enumerado una serie de indicadores para medir la productividad del entorno de trabajo. Sin embargo, sólo la propia empresa puede identificar los indicadores claves y adecuados para su negocio. Deben buscar indicadores que:

  • reflejen los objetivos de su negocio;
  • son fundamentales para su éxito;
  • son medibles y comparables;
  • reflejar las medidas “blandas”, como la calidad de las relaciones.

Sus empleados deben ser alentados para ayudar a identificar indicadores claves relevantes para su trabajo.

Reflexión final

Las nuevas formas de trabajar están muy bien y en un futuro muchas más empresas van a disponer de oficinas en donde se aplica esta tendencia en sus entornos de trabajo. No obstante, es un cambio que difícilmente se va a poder iniciar desde el área de Facilities Management por la complejidad del cambio y la imprescindible reorganización de algunos aspectos del core-business de la empresa. Solo deseo manifestar, que los cambios van a llegar y posiblemente mas tarde que temprano, pero llegarán. El Facility Manager, desde su posición y responsabilidad, debe estar preparado, conocer la opinión de sus clientes (empleados) y cómo puede ayudar en implantar cambios en los espacios que gestiona las mejoras continuas.

El ERI es una herramienta que ayuda a estar preparado y para fijar las bases para el estudio de las nuevas formas de trabajo. www.erifm.com

 

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