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  • Eduardo Núñez
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Igual que el Facilities Management ha ido mutando, evolucionando desde su inicios a principios de los 70, la planificación y gestión de espacio también esta continuamente en desarrollo gracias a los cambios de las empresas, los mercados, las personas, …..

La planificación de espacios es la agrupación de actividades y responsabilidades que forma parte de la planificación estratégica de los Facilities Management en el ciclo del Facilities Management. Ciclo que fue expuesto por primera vez en el primer libro de mi mentor profesional en Facilities Management Jan Regterschot “het professioneel besturen van de kantoorhuisvesting” que significa “la gestión profesional de oficinas”

La planificación de espacios es el proceso que tiene como objetivo general conseguir una distribución con el fin de que los puestos de trabajo y los espacios corporativos sean más eficientes y efectivos. Por medio de la planificación de espacios se determina el puesto de trabajo de cada individuo o perfil relacionado a la organización.

Debido al hecho que los cambios son continuos y a diario en las organizaciones, causados por expansión, disminución de departamentos, reorganización de actividades, cambios de organización, y otros, la planificación de espacios en las organizaciones de gran tamaño se convierte en una actividad diaria. Lo que conocemos como la gestión de espacios.

En este artículo no voy a entrar en detalle en la planificación y gestión de espacio, solo deseo resaltar un cambio conceptual que hemos experimentado en los últimos años en la planificación empresarial.

Objetivo del Concepto de puesto de trabajo

El objetivo del concepto del puesto de trabajo es poder apoyar las diferente formas de trabajar. Este objetivo de poder actuar de forma más eficiente en los entornos de trabajo es una de las razones para adaptar o implantar un nuevo concepto. Tenemos claro que cada empresa puede tener sus propios conceptos ya que las actividades, tanto individuales como colectivas, se deben ajustar a la cultura de la empresa, a la organización, sector, etc. Al implantar una nueva distribución se intentar dar respuesta a cada área, grupo de trabajo, departamento, etc. mediante un concepto a medida par que estas áreas puedan llevar a cabo mejor sus responsabilidades profesionales.

concepto de trabajo
Sin embargo, la flexibilidad manda mucho y eso significa que se deben crear conceptos que permitan cambios sin tener que realizar nuevas inversiones cada vez que nos enfrentemos a un cambio. Por ello, se crearon unos modelos ciertamente fijos para evaluar el concepto de trabajo y para ello se ha usado dos ejes o parámetros:

  • la comunicación; y
  • la autonomía.

Es decir, cuanta comunicación tenia el perfil en su trabajo con personas externas e internas y cuanta autonomía de trabajo (si tenia mucha supervisión, planificación, protocolos de control, etc.) El resultado nos indicaba si el concepto era uno de los cuadrantes resultantes; Reunión, Colmena, Celda y Club.

La mutación

Aunque hace ya más de 15 años que se ha hablado de las nuevas formas de trabajar, es ahora cuando se está notando un interés más serio en la aportaciones que esto tiene para las empresas a nivel de mejora del rendimiento individual de los empleados, políticas de retención de empleados, ahorro de costes en infraestructuras, etc. Y cómo no, los conceptos de trabajo han mutado también.

La empresa Herman Miller ha desarrolla los que denominan “living office” que va un paso mucho más lejos para implantar las nuevas formas de trabajar. Esta empresa líder en su sector a nivel mundial, con el fin de crear el entorno de trabajo más eficiente y efectivo (productividad),  habla de las características de las formas de trabajo. Estas características se describe como las diferentes escalas de valores, rasgos y disposiciones que hace una persona, grupo, o negocio destacar o diferenciarse de los demás. Es igual que las características de las personas, las acciones y formas de trabajar también se diferencian en el entorno de trabajo. Partiendo de este hecho se han distinguido las siguientes características:

* Supervisado – Autónomo: Desde un nivel supervisado y controlado a tener autonomía de decisión de sus actividades
* Estándar – Diverso: Desde un nivel en donde no se cambia el carácter del perfil, manteniendo el mismo en todo momento hasta poder mostrar muchas caras del perfil con diferente caracteres.
* Constante – Adaptable: Desde constante en las prestaciones o los efectos de sus actuaciones en periodos determinados hasta ajustable continuamente dependiendo de las condiciones
* Formal – Informal (Casual): Desde actuaciones de acuerdo con las normativas y regulaciones hasta actuaciones in mucho pre-meditaciones, relajado.
* Físico – Virtual: Desde las acciones percibidas mediante los sentido (mental, tangible, concreto) frente a aplicaciones que simulan lo físico.
* Local – Global: Desde un nivel geográfico limitado a lo relativo a nivel mundial.
* Independiente – Interdependiente: Desde no depender de una autorización ajena a dependiente entre perfiles
* Abierto – Cerrado: Desde no dado a crear barreras a ocultar frente a ser/estar limitado para ciertas personas; no disponible.

Tras evaluar las características de las formas de trabajar podemos pasar a diferenciar las acciones e interacciones de los empleados en el entorno de trabajo. Estas son:

  1. Charlar:  Para  interacciones incidentales y espontáneas con un compañero de trabajo.
  2. Conversar: Para interacciones intencionales entre dos y tres compañeros de trabajo que abordan el tema definido.
  3. Co-Crear: Para la generación de nuevas ideas y contenido en grupo. La participación activa,  conversación,  intercambio de contenidos, y  creación son los comportamientos clave en este concepto.
  4. Dividir y Vencer: En este concepto un equipo con un objetivo común le resulta valiosa trabajar en componentes individuales del proyecto, mientras pueden mantener, al mismo tiempo, una estrecha proximidad entre sí.
  5. Hacer Corrillo: Cuando un equipo debe hacer frente a una urgencia o debe discutir un tema y debe repartir instrucciones para un plan de acción.
  6. Muestra y Cuenta: Para encuentros planificados en donde la información es compartida entre los equipos, clientes y compañeros de trabajo o para un público más amplio en las organizaciones.
  7. Pre-encuentro y Post-encuentro: Para encuentros justo antes o justo después de un encuentro planificado (o similar).
  8. Procesar y Responder: Para generar trabajo en el trabajo, ocurre en respuesta a los bucles de emails, llamadas telefónicas, texto que hace progresar el trabajo.
  9. Crear: Para que una persona se pueda centrar en un contenido específico asociado a su rol o posición, resolver incidentes y desarrollar entregables.
  10. Contemplar: Para que un individuo pueda tener la oportunidad de hacer una parada y considerar cuales son los mejores siguientes pasos/acciones en su trabajo, o para ignorar el trabajo un momento y hacer un pequeño descanso.

Una vez que han determinado las acciones e interacciones, Herman Miller ha creado 10 conceptos diferentes para implantarlos en la futura distribución de las plantas. Obviamente, cada concepto permite más de una de las diferente acciones e interacciones:

coneptos HM

 

  1. Refugio
  2. Colmena
  3. Espacio temporal
  4. Casa Club
  5. Cala
  6. Espacio para reuniones
  7. Aterrizaje
  8. Taller
  9. Foro
  10. Plaza

Estos conceptos, nos permiten, tras llevar a cabo nuestra metodología de evaluación de necesidades y análisis profundo de los resultados, a llegar a crear diferente escalas en las nuevas formas de trabajar para que todas las empresas puedan elegir el adecuado y aprovechar los nuevos conceptos sin tener que hacer cambios demasiado radicales que suelen ser rechazados por los empleados.

Esta evolución en la planificación de espacios y entender como resolver la implantación de las nuevas formas de trabar hace que podemos ayudar aun mejor a nuestros clientes en nuestro acometido profesional de esta profesión tan apasionante.

Suerte.

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