Hoja de ruta en 5 pasos hacia las Nuevas Formas de Trabajar

  • Eduardo Núñez
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El éxito de la implantación de conceptos de las Nuevas Formas de Trabajar (NFT) depende, en particular, del apoyo que este tipo de iniciativas tengan en el departamento de Facilities Management. Es primordial que el departamento de Facilities Management tenga una participación activa y con autoridad en la organización o el comité del proyecto. Este artículo describe el enfoque para posicionar adecuadamente el departamento de Facilities Management en el desarrollo de las iniciativas e implantaciones de los proyectos de las Nuevas Formas de Trabajar (NFT). El resultado que buscamos es que los Facilities Managers dispongan de datos con el fin de poder sentirse propietarios de las NFT y con ello las opciones para facilitar a la empresa el apoyo óptimo en estos proyectos innovadores.

Nuevos conceptos de oficinas

Muchos proyectos de implantación de conceptos innovadores en las oficinas, a medio-largo plazo, no tienen el éxito conforme las expectativas iniciales. El director acaba volviendo a un despacho cerrado, los mandos intermedios eligen “su puesto” y ubican armarios en forma de mamparas y las mamparas de cristal acaban con pósters para hacerlas opacas. Los empleados disfrutan durante dos meses de la “esquina del cafe” con su mobiliario llamativo y agradable pero al poco tiempo nadie participa en mantener un orden y acaba lleno de tazas de cafe usadas y bandejas de todo tipo. Encontraremos en los puestos flexibles notas tipo post-it indicando que ese puesto está ocupado. Y las interacciones previstas, ya solo tienen lugar cuando los empleados se saludan en las entradas y en los ascensores. Las plantas empiezan a llenarse de armarios para volver a distribuciones tradicionales. El concepto innovador acaba desapareciendo.

Con el tiempo, los valores fundamentales, que sustentan las NFT y el nuevo concepto de oficina,  terminan desvaneciendo y los empleados vuelven a sus antiguos hábitos. La dirección también termina sorprendida comentando que se ha invertido mucho capital en el nuevo entorno de trabajo pero finalmente el nuevo concepto de oficina no fue diseñado correctamente. No se entiende bien por qué no funciona.

¿Quien es propietario?

Se destina mucha atención y esfuerzos a los desarrollos de conceptos de nuevas distribuciones y  puestos de trabajo. Los empleados y la propia dirección de la empresas son partícipe en el designado cambio en las formas de trabajar y el resultado final es una inauguración festiva. Sin embargo, al poco tiempo pueden aparecer preguntas como:

¿Quién ha introducido esta nueva forma de trabajar?
¿Quién vigila y mantiene la nueva formas de trabajar?
¿Quién se responsabiliza de introducir los nuevos empleados a la nueva forma de trabajar?

La respuestas a estas preguntas se pueden dividir en dos. Primero, el departamento de Facilities Management se debe sentir propietario de la nueva forma de trabajar. Segundo, se debe asegurar que los empleados no recaigan en las costumbres anteriores y vuelvan a las formas de trabajar tradicionales. Es imprescindible seguir dirigiendo al personal en la nueva forma de trabajar. La dirección ejecutiva debe respaldar al departamento de Facilities Management en esta labor con el fin de poder posicionarse con la fuerza adecuada en casos de recaídas. Por ejemplo, cuando un director de una unidad de negocio desea un espacio específico para el o su equipo porque el/ellos son diferentes. el Facilities Management debe poder enfrentarse para asegurar el mantenimiento del cambio aceptado.

Entrelazar la organización de facilities y del proyecto de las NFT.

Con el fin de poder facilitar prósperamente las NFT por parte del departamento de Facilities Management, este debe estar estrechamente vinculado a la organización/comité del proyecto de desarrollo e implantación de los conceptos de las NFT. Con ello, se garantiza una transición sin obstáculos. Una transición ágil, de la implantación, al seguimiento y mantenimiento del concepto nuevo y conformo las primeras especificaciones del desarrollo. El departamento del Facilities Management es el testigo directo del desarrollo y el órgano interno sublime para mantener y conservar las NFT. En proyectos, que se han llevado a cabo en los países nórdicos de Europa, este vinculo no ha existido o ha llegado demasiado tarde, en algunos de ellos, con el consecuente resultado negativo de su mantenimiento. Es la responsabilidad del departamento del Facilities Management para liberar su tiempo, presupuesto y capacidad para participar activamente en los comités de los proyectos de las NFT.

Una condición ineludible es que el departamento de Facilities Management cambie con las NFT y el nuevo concepto de las oficinas. El concepto de los Facilities debe alinearse con lo puntos de partida de las NFT que se fijan en el desarrollo de los proyectos. Los servicios y productos del Facilities Management, que pueden necesitar adaptación o modificaciones, únicamente pueden dar el apoyo requerido a la empresa cuando los valores básicos, de estos servicios y productos, sean los mismos que los valores fundamentales en los cuales se basa las NFT. Las empresas de los países bajos, Twijnstra Gudde y YNNO han determinado un enfoque con intervenciones específicas y con una serie de actividades con el fin de posicionar óptimamente al departamento de Facilities Management durante el proceso de desarrollo de los conceptos de las NFT a implantar en la empresa.

La hoja de ruta

La hoja de ruta es un medio con el fin de:

  • inculcar un cambio cultural en la organización del Facilities Management;
  • posicionar bien el departamento del Facilities Management en la organización (o comité) del proyecto de las NFT;
  • programar los servicios y productos de los facilities desde los requisitos y condiciones que marca las NFT;

Cada paso o fase contienen intervenciones y actividades específicas que el departamento del Facilities Management debe acometer. Estas actividades funcionan en paralelo con las actividades regulares de la organización (o comité) del proyecto de las NFT.

Paso 1: Análisis

El departamento del Facilities Management se debe centrar en las necesidades de las unidades de negocio de la empresa. En esta fase identificamos los factores del entorno que influyen en la empresa y sus unidades de negocio y/o departamentos, y cómo el departamento del Facilities Management deba actuar ante estos factores. Los procesos actuales del Facilities Management se deben proyectar, indicando quien trabaja o participa en ellos, que productos y servicios se están prestando, cual es el nivel de satisfacción de las prestaciones del Facilities Management y que desarrollos en los facilities tienen influencia en las NFT. Un análisis detallado es requerido para poder garantizar el éxito final de una implantación de algún concepto de las NFT.

Paso 2: Imaginación

En esta fase el departamento de Facilities Management debe desarrollar el concepto de los facilities, y que esté basado en los valores fundamentales de las NFT. Este concepto de los facilities se debe ajustar a las ambiciones de las NFT, cómo si fuese un traje a medida. El concepto de los facilities es un nexo de la distribución del entorno físico, el comportamiento deseado de los empleados y la prestación de los servicios corporativos en donde el cliente es el punto cardinal. El concepto de los facilities es único, se acopla a la misión y visión de la empresa, es evidente y nos cuenta una realidad.

Go or No GO; Para poder tomar la decisión correcta referente al concepto de los facilities se debe desarrollar un plan de negocio. Este debe mostrar los costes e ingresos del concepto de los facilities. Los ingresos se deben entender en términos de incremento de productividad, rendimiento de los activos inmobiliarios, el concepto en su totalidad como una herramienta de marketing y el aumento de las relaciones entre los empleados y con la empresa. Las consecuencias de las inversiones para poder explotar la nuevas situación deben ser visibles y perspicaces para la dirección y el comité del proyecto de las NFT. El plan de negocio se debe presentar a la dirección (o comité ejecutivo) para su aprobación final.

Paso 3: Diseño

La organización (o comité) del proyecto diseña el concepto de la oficina y de los puestos. En estos conceptos se definen espacios específicos, tales como “esquinas de café” (coffee corners), servicios de catering, seguridad, control de accesos, espacios y dispositivos para reuniones, y otros. El departamento de facilities esta directamente involucrado en el desarrollo y es quien define los requisitos de estos espacios y servicios. Al final, estos son productos y servicios “propiedad” de los Facilities Management. Aparte de participar en los conceptos de la nueva oficina, una de las tareas primarias del Facilities Management es traducir el concepto de los facilities en el programa de necesidades de sus productos y servicios. Igualmente, en esta fase de diseño, se formulan y determinan los procesos y protocolos de la nueva política de los facilities.

Paso 4: Implantar

En la fase de implantación se preparan los planos de distribución y se inicia el Programa del Cambio de los Puestos. Se ha debido comunicar claramente y efectivamente como funcionan los nuevos facilities. Los empleados deben aprender vivir con las NFT y el equipo del Facilities Management deben apoyar las NFT conforme los puntos de partida del concepto de los facilities.

Paso 5: Monitorizar

El primer día de la puesta en marcha de las NFT es el momento de la entrega definitiva al departamento de Facilities Management por parte de la organización (o comité) del proyecto. Gracias a que el departamento de Facilities Management ha estado activamente involucrado en el desarrollo de las NFT, esto no debe provocar ningún tipo de problema o incidencias. Las NFT y el apoyo correspondiente de los facilities se debe evaluar al cabo de un tiempo. La práctica nos indica que esto se puede hacer con éxito tras unos nueve meses de la puesta en marcha. En esta evaluación se monitorizan los puntos de partida y se comparan con la situación real. Las consecuencias de la evaluación puede ser que el concepto de los facilities y/o las NFT se puedan afinar, sintonizar y ajustar, si fuese necesario.

Si se realizan todas esta fases con la atención y energía adecuada el resultado final es un nuevo concepto de trabajar en donde los empleados son apoyados adecuadamente en sus Nuevas Formas de Trabajar. El nuevo concepto de trabajo consiste, aparte de los procesos corporativos y puestos de trabajo, en un concepto completo de facilities. El riesgo de recaer y volver a las formas de trabajar tradicionales es minimizado mediante un buen apoyo y un mantenimiento del nuevo concepto de oficina. De este modo el departamento de Facilities aporta una contribución fundamental a un entorno de trabajo que funciona.

 Las nuevas formas de trabajar

Las Nuevas Formas de trabajar consiste en tres factores que se deben dirigir íntegramente:

  • Las formas de trabajar
  • Un concepto de oficinas que se ajusta a ello; y
  • Un apoyo integro y óptimo.

A veces, se desarrollo y aplica algún concepto de las NFT, cuando las empresas pasan por cambios en los procesos de trabajo corporativos o cuando se está planificando un traslado de ubicación y/o oficina. Las nuevas formas de trabajar es el resultado de los valores fundamentales de los proyectos, que son diferentes para cada empresa, como por ejemplo la creación de más flexibilidad, compartir conocimiento, más interacciones entre los empleados, más encuentros y más apertura en todos los aspectos. Estos valores fundamentales nos conducen a un concepto de oficina en donde no todo el mundo tiene un puesto de trabajo asignado, en donde encontraremos variedades de tipos de puestos de trabajo, y en donde se han creado una mayor variedad de espacios destinados a poder celebrar diferente tipos de reuniones, concentrar, celebrar encuentros formales e informales, etc.

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