Ahorro del Facilities Management unificando oficinas

  • Eduardo Núñez
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Este artículo describe el uso de la hoja de calculo (“unificar 2 oficinas.xls“) que se puede descargar en la newsletter de ERIFM en mayo 2015.

Esta hoja de cálculo está compuesto por 2 hojas:

  • entrada datos y resultado final
  • detalles

Esta hoja descargada ofrece la opción de comparar los costes, de una empresa, de la renovación del arrendamiento de dos oficinas existentes frente a los costes de unificar todo en una sola oficina. Para ello se rellenan los datos de cada una de las oficinas, desde los metros cuadrados, las plazas de parking, las rentas mensuales por metro cuadrado, el resto de los costes operativos, etc. También se rellenan las inversiones necesarias; tanto de la situación actual, como la del nuevo inmueble.

Entrada datos y resultado final

En esta hoja el usuario puede rellenar todo los campos con fondo verde y naranja. Y con ello, la hoja calcula automáticamente:

  • el flujo de caja anual de cada inmueble
  • el Valor Neto Actual de todo el flujo de caja de cada inmueble
  • el ahorro total del Valor Neto Actual
  • el ahorro total de los costes
  • cuadro para comparar los flujos de cajas, totales anuales y Valores Neto Actuales.
Detalles

En la hoja “detalles” se muestran la composición anual de cada inmueble, la inversión en el inmueble, los ingresos anuales, los gastos anuales, el impacto antes de impuesto, los flujos de cajas y los Valores Netos Actuales.

Estas hojas sirven para imprimir y presentar el business case a la dirección ejecutiva y la financiera.

Campos

Superficie arrendable Oficina: Superficie total de las plantas sobre rasante del inmueble de oficina

Superficie arrendable Sótanos: Superficie total de las plantas bajo rasante del inmueble de oficina

Plaza de apartamientos Interior: Numero de plazas en el interior del inmueble; en plantas de parking que son diferentes a las plantas bajo rasante

Plaza de apartamientos Exterior: Numero de plazas en el exterior del inmueble

Resto Gastos (Operativos): Gastos del inmueble, excluyendo los arrendamientos, en estos se incluyen seguros, impuestos, mantenimientos, limpieza, reprografía, consumos, etc. En este se debe buscar el ratio propio del coste por m2 para llegar al importe adeudado. En caso de no desear computar este ratio entre inmuebles, este campo se puede dejar en blanco y ajustar en el nuevo inmueble con un ratio negativo ya que al unificar costes se reducen gastos de seguridad, control de accesos, recepción, limpieza, etc.

Renta/m2/año: Estos campos se calculan automáticamente al insertar los ratios en la siguiente columna.

Ratios: En estos campos se insertan el coste por metro cuadrado de los arrendamientos de plantas y plazas de parking así como el ratio de los gastos generales del Facilities Management.

Años: Los años del arrendamiento a tener en cuenta para el calculo de los costes

Meses: Los meses del año en concreto que se aplican el arrendamiento. Por ejemplo, si el primer año de arrendamiento aquí se inserta un 3, significa que el arrendamiento se inicia el 1 de octubre de ese año.

Factor IPC: Es la estimación del IPC para tenerlo en cuenta en la subidas pactadas de las rentas durante la duración del contrato de arrendamiento para poder afinar mejor el coste real de los inmuebles.

Obra de adecuación: Los costes de fit-out de la oficina. Si la oficina es existente, entonces son los costes de adecuaciones menores, aprovechando la renovación del arrendamiento. Este campo se puede dejar en blanco en caso de hacer ningún tipo de inversión. Para la nueva oficina, se debe calcular el coste de implantación (moqueta, mamparas, separaciones, luminarias adicionales, etc.)

Mobiliario: Los costes de la adquisición del mobiliario para la oficina existente (puede ser cero) y para la oficina nueva que también puede ser cero si se aprovecha el mobiliario existente.

Instalaciones TIC + Seguridad: Los costes de inversión en equipos tecnológicos nuevos a implantar en la renovación del arrendamiento o en el nuevo inmueble, tales como nuevo servidores, control de accesos, sistemas de CCTV, etc.

Previsión obra oficina: Cuando se devuelve un inmueble de oficina a la propiedad se debe dejar en su estado original. Esto tiene un coste que se debe depreciar durante el arrendamiento del mismo inmueble. La contabilidad española no permite llevar este coste a un nuevo inmueble.

Gastos de traslados: Los costes de traslados. Estos solo se aplican para el nuevo inmueble.

Inversiones anteriores no-amortizada: Los costes de inversiones realizadas en inmuebles anteriores que aun no estaban del todo depreciadas. La administración pública te puede obligar a depreciar cierto activos de golpe tras un traslado. Por ejemplo: Se ha realizado una obra en una planta en concreto ,un año antes de salir del inmueble. Esta en ocasiones se debe liquidar en el primer mes del nuevo inmueble y no se puede depreciar mensualmente durante el arrendamiento del nuevo inmueble.

Valor Neto Actual @: Es el interes actual del dinero para calcular en valor neto actual

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